DES-002 - Descriptor de Cargo Gerente Administrativo

Objetivo del Cargo

El Gerente Administrativo es responsable de la planificación, organización y control de todas las actividades administrativas dentro de la organización. Su principal objetivo es garantizar el funcionamiento eficiente de los procesos administrativos, el manejo adecuado de los recursos humanos, financieros y materiales, y asegurar el cumplimiento de las políticas internas y las normas ISO, con el fin de contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la empresa.

Responsabilidades Principales

Supervisar y coordinar las operaciones administrativas en áreas clave como recursos humanos, contabilidad, compras, logística y gestión de la documentación.
Asegurar el cumplimiento de los sistemas de gestión establecidos bajo las normas ISO, promoviendo la mejora continua en todos los procesos administrativos.
Gestionar el presupuesto y los recursos financieros del área administrativa, asegurando una asignación eficiente y dentro de los límites establecidos.
Coordinar la contratación, capacitación y desarrollo del personal administrativo, velando por el cumplimiento de normativas internas y externas.
Asegurar la correcta administración y conservación de los recursos materiales, buscando optimizar los costos y evitar desperdicios.
Colaborar con la alta dirección en la toma de decisiones estratégicas, aportando datos y análisis que favorezcan el crecimiento de la empresa.
Gestionar las relaciones con proveedores, negociando condiciones favorables y controlando el cumplimiento de los acuerdos establecidos.
Asegurar que las operaciones administrativas cumplan con las normativas ambientales y de seguridad laboral, según las normas ISO.

Requisitos del Cargo

Formación Académica

Profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Calidad, Producción o áreas afines.
Formación complementaria en normas ISO, auditoría de calidad o mejora de procesos (deseable).

Experiencia

Experiencia mínima de 5 años en cargos relacionados con la gestión administrativa, calidad, auditoría o gestión de procesos.
Conocimiento en la implementación y mantenimiento de sistemas de gestión de calidad bajo las normativas ISO.

Habilidades

Capacidad analítica y atención al detalle.
Organización y planificación eficiente de procesos administrativos.
Habilidades de comunicación efectiva, tanto escrita como verbal, para interactuar con diferentes niveles jerárquicos y áreas de la empresa.
Capacidad para tomar decisiones basadas en datos e información objetiva.
Liderazgo en la implementación de procesos de mejora continua y gestión de equipos.

Conocimientos Técnicos

Manejo de normativas y certificaciones de calidad como ISO, BPM, HACCP, u otras según el sector.
Uso de herramientas de gestión de calidad y mejora de procesos (software ERP, CRM, etc.).
Conocimiento en la realización de auditorías internas y externas, y seguimiento de planos de acción derivados de las mismas.

Relaciones Organizacionales

Relación jerárquica: Reporta directamente al Gerente General o a la alta dirección de la empresa.
Relación interna: Colabora estrechamente con los departamentos de finanzas, recursos humanos, operaciones y logística, coordinando esfuerzos para el cumplimiento de los objetivos administrativos.
Relación externa: Gestión de relaciones con proveedores, autoridades fiscales y otras entidades externas, manteniendo una comunicación constante para asegurar el cumplimiento de acuerdos y regulaciones.

Indicadores de Desempeño (KPI)

Indicador	Descripción
Cumplimiento de presupuesto	Porcentaje de cumplimiento del presupuesto administrativo en todas las áreas bajo su responsabilidad.
Eficiencia operativa	Tiempo de respuesta y eficiencia en la ejecución de procesos administrativos (contratación, compras, etc.).
Satisfacción de proveedores	Evaluación de la calidad de las relaciones con proveedores y cumplimiento de plazos de entrega.
Cumplimiento de normativas ISO	Nivel de cumplimiento de las auditorías internas y externas relacionadas con las normas ISO.
Reducción de costos operacionales	Medición de la eficiencia en la utilización de recursos y reducción de costos sin sacrificar la calidad de los procesos.
Satisfacción del personal administrativo	Medición de la satisfacción y desempeño del personal administrativo a través de encuestas y evaluaciones periódicas.