Contenido
1. Objetivo del Cargo
El Asistente Administrativo es responsable de brindar apoyo a la gestión administrativa de la organización, asegurando la eficiencia en el manejo de la documentación, la coordinación de actividades y el cumplimiento de los procedimientos internos. Su función principal es asistir en la organización de los procesos administrativos y facilitar la comunicación entre los diferentes departamentos, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos organizacionales y los estándares de calidad establecidos por las normas ISO.
2. Responsabilidades Principales
Gestión de Documentación:
- Gestionar, organizar y archivar la documentación administrativa de la organización, asegurando su disponibilidad y fácil acceso cuando sea necesario.
- Preparar, revisar y enviar correspondencia oficial de la organización, tanto interna como externa.
- Mantener actualizados los registros de contratos, informes y otros documentos importantes para la organización.
Apoyo en la Coordinación Administrativa:
- Coordinar y programar reuniones, citas y eventos administrativos.
- Apoyar en la gestión de los recursos materiales necesarios para el funcionamiento de la oficina, incluyendo compras y control de inventarios.
- Asistir en la organización de la agenda de la alta dirección o del área que lo requiera, garantizando la puntualidad en las actividades programadas.
Atención y Soporte al Personal:
- Atender las solicitudes del personal interno relacionadas con trámites administrativos.
- Gestionar los pedidos de material de oficina, equipos y suministros necesarios para las áreas de trabajo.
- Apoyar en la preparación de documentos y presentaciones para reuniones y presentaciones corporativas.
Apoyo en la Implementación de Normas ISO:
- Colaborar en el cumplimiento de los procedimientos administrativos relacionados con la gestión de calidad, medio ambiente y seguridad laboral, conforme a las normas ISO.
- Realizar un seguimiento de las actividades administrativas asegurando el cumplimiento de los estándares establecidos y el buen manejo de los recursos.
3. Requisitos del Cargo
Formación Académica
- Título técnico o universitario en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Contabilidad o áreas afines.
- Formación complementaria en gestión administrativa o calidad (deseable).
Experiencia
- Experiencia previa de 1 a 3 años en cargos administrativos o similares.
- Conocimiento básico en la implementación de procesos administrativos según las normas ISO.
Habilidades
- Organización y gestión eficiente del tiempo.
- Capacidad para manejar múltiples tareas y establecer prioridades.
- Habilidades de comunicación efectiva, tanto escrita como verbal.
- Atención al detalle y precisión en el manejo de documentos y datos.
- Proactividad y disposición para aprender nuevas herramientas y procedimientos.
Conocimientos Técnicos
- Conocimiento en el uso de herramientas informáticas (Microsoft Office, software de gestión administrativa).
- Conocimiento básico de las normas ISO (deseable).
- Manejo de gestión documental y archivo.
4. Relaciones Organizacionales
El Asistente Administrativo trabaja de manera transversal con diversas áreas dentro de la organización, facilitando la comunicación y asegurando la correcta gestión de las actividades administrativas.
- Colaboración interna: Coordinar con diferentes departamentos y áreas operativas para asegurar la eficiencia administrativa.
- Soporte a la dirección: Apoya en la gestión de agendas, organización de reuniones y actividades programadas.
- Interacción externa: Puede mantener contacto con proveedores y clientes en relación con actividades administrativas específicas.
5. Indicadores de Desempeño (KPI)
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Eficiencia en la gestión documental | Porcentaje de documentos correctamente archivados y de fácil acceso. |
| Cumplimiento de plazos administrativos | Porcentaje de actividades y tareas realizadas dentro de los plazos establecidos. |
| Satisfacción del personal | Nivel de satisfacción de los empleados con el apoyo administrativo proporcionado. |
| Optimización de recursos administrativos | Eficiencia en la gestión y utilización de los recursos materiales y equipos de oficina. |
| Cumplimiento de normativas ISO | Nivel de cumplimiento de procedimientos administrativos según las normas ISO. |
6. Historial de Versiones
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |