Contenido
1. Objetivo del Cargo
El Asistente Comercial es responsable de apoyar al equipo comercial en el desarrollo y ejecución de las estrategias de ventas, asegurando una gestión eficiente de las relaciones con clientes y contribuyendo al crecimiento sostenido de la organización. Su principal objetivo es facilitar las actividades comerciales, incluyendo la atención al cliente, seguimiento de prospectos y apoyo administrativo, alineándose con los objetivos estratégicos de la empresa y las normativas ISO 9001, 14001 y 45001.
2. Responsabilidades Principales
Soporte al Equipo Comercial:
- Apoyar en la preparación de propuestas comerciales, cotizaciones y presentaciones para clientes.
- Gestionar la documentación comercial, incluyendo contratos, órdenes de compra y facturas.
- Coordinar reuniones comerciales, preparar agendas y tomar minutas cuando sea requerido.
- Mantener actualizada la base de datos de clientes y prospectos en el sistema CRM.
Atención y Seguimiento de Clientes:
- Atender consultas de clientes por teléfono, correo electrónico o presencialmente.
- Realizar seguimiento a prospectos y clientes existentes para fomentar la fidelización.
- Gestionar quejas y reclamos iniciales, derivando casos complejos al responsable correspondiente.
- Coordinar envíos de muestras, catálogos y material promocional a clientes.
Gestión Administrativa Comercial:
- Elaborar informes de gestión comercial, estadísticas de ventas y análisis básicos de mercado.
- Gestionar inventario de material promocional y de venta.
- Apoyar en la organización de eventos comerciales, ferias y presentaciones.
- Realizar tareas de facturación básica y seguimiento de cobranza inicial.
Cumplimiento Normativo:
- Asegurar que todas las actividades comerciales cumplan con las políticas internas de la empresa.
- Contribuir al cumplimiento de las normativas ISO 9001, 14001 y 45001 en las actividades comerciales.
- Mantener la confidencialidad de la información comercial sensible.
3. Requisitos del Cargo
Formación Académica
- Título técnico o universitario en Administración, Marketing, Ventas o áreas afines.
- Conocimientos en herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint).
- Manejo básico de sistemas CRM y herramientas comerciales digitales.
Experiencia
- Experiencia mínima de 1-2 años en roles comerciales o de atención al cliente.
- Experiencia en gestión administrativa comercial.
- Conocimiento de procesos de venta y ciclo comercial.
Habilidades
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad de organización y gestión del tiempo.
- Orientación al cliente y servicio.
- Trabajo en equipo y colaboración.
- Atención al detalle y precisión.
Conocimientos Técnicos
- Manejo de herramientas CRM y sistemas de gestión comercial.
- Conocimiento de procesos administrativos comerciales.
- Conocimientos básicos de normativas ISO relacionadas con actividades comerciales.
- Manejo de paquete Office a nivel intermedio.
4. Relaciones Organizacionales
El Asistente Comercial interactúa con diferentes áreas dentro de la organización y mantiene contacto directo con clientes y proveedores.
Relaciones Internas:
- Equipo Comercial: Reporta directamente al Gerente Comercial o Supervisor de Ventas.
- Atención al Cliente: Coordina acciones para garantizar la satisfacción del cliente.
- Área Administrativa: Colabora en procesos de facturación, cobranza y documentación.
- Logística y Operaciones: Coordina envíos y seguimiento de pedidos.
Relaciones Externas:
- Clientes: Atención directa a consultas y seguimiento de relaciones comerciales.
- Proveedores: Coordinación de material promocional y apoyo comercial.
- Aliados Comerciales: Apoyo en la gestión de relaciones con socios estratégicos.
5. Indicadores de Desempeño (KPI)
| Indicador | Descripción | Meta |
|---|---|---|
| Eficiencia en Atención al Cliente | Tiempo promedio de respuesta a consultas de clientes | ≤ 24 horas |
| Gestión de Base de Datos | Actualización y precisión de la información en CRM | ≥ 95% de datos actualizados |
| Soporte en Cierre de Ventas | Número de propuestas y cotizaciones preparadas correctamente | 100% sin errores |
| Satisfacción del Cliente Interno | Evaluación del equipo comercial sobre el apoyo recibido | ≥ 4.5/5 en evaluación trimestral |
| Cumplimiento de Plazos | Entrega de informes y documentación en tiempo establecido | 100% de entregas a tiempo |
| Cumplimiento Normativo ISO | Adherencia a procedimientos relacionados con ISO 9001, 14001 y 45001 | 100% de cumplimiento |
Historial de Versiones
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Original | CEO |