Contenido
- 1. Objetivo
- 2. Alcance
- 3. Principios del control de cambios
- 4. Tipos de cambios contemplados
- 5. Procedimiento de gestión de cambios
- 6. Evaluación del impacto energético
- 7. Control de cambios no planificados
- 8. Comunicación y capacitación
- 9. Seguimiento y verificación
- 10. Registros asociados
- 11. Responsabilidades
- Historial de Versiones
1. Objetivo
Establecer un procedimiento sistemático que permita identificar, evaluar, planificar y controlar los cambios operativos, tecnológicos, organizacionales o de infraestructura que puedan tener impacto en el desempeño energético, en el cumplimiento de los objetivos del SGEn o en la seguridad de las operaciones.
El propósito es garantizar que todo cambio se implemente de forma planificada, controlada y con pleno conocimiento de sus efectos energéticos.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todos los cambios planificados o no planificados que se produzcan dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Energía (SGEn), incluyendo:
- Procesos y operaciones.
- Equipos, maquinaria o sistemas de medición.
- Infraestructura e instalaciones.
- Personal y estructura organizacional.
- Tecnología o software de gestión energética.
- Requisitos legales, contractuales o normativos.
3. Principios del control de cambios
La Organización asegura que todos los cambios se gestionen bajo los siguientes principios:
Evaluación previa
Todo cambio se analiza antes de su implementación.
Planificación controlada
Se establecen responsables, recursos, plazos y medidas de mitigación.
Prevención de riesgos
Se valoran los posibles efectos negativos sobre el desempeño energético.
Comunicación efectiva
Las partes afectadas son informadas oportunamente.
Verificación posterior
Se evalúa la efectividad del cambio y su impacto real.
4. Tipos de cambios contemplados
| Tipo de cambio | Ejemplos | Evaluación requerida |
|---|---|---|
| Operativo | Modificación en parámetros de proceso, horarios o cargas de trabajo. | Análisis técnico-operativo y energético. |
| Tecnológico | Sustitución o incorporación de nuevos equipos o sistemas de control. | Evaluación energética y técnica comparativa. |
| Infraestructura | Ampliación, remodelación o nuevas instalaciones. | Evaluación ambiental y energética previa. |
| Organizacional | Reasignación de funciones o personal clave. | Evaluación de competencias y responsabilidades. |
| Legal o normativa | Cambios en reglamentos o estándares aplicables. | Revisión documental y actualización del SGEn. |
| De emergencia | Cambios por fallas, accidentes o eventos fortuitos. | Evaluación inmediata posterior a la ejecución. |
5. Procedimiento de gestión de cambios
| Etapa | Descripción | Evidencia / Registro |
|---|---|---|
| 1. Identificación del cambio | El responsable del proceso detecta y comunica el cambio propuesto o necesario. | Formulario SGEn-FORM-013 |
| 2. Evaluación del impacto | Se analiza el posible efecto sobre el desempeño energético, la seguridad, la infraestructura y la conformidad legal. | SGEn-REG-024 |
| 3. Aprobación del cambio | El Coordinador del SGEn y la Dirección General aprueban el cambio previo a su implementación. | SGEn-REG-024 / Acta de aprobación |
| 4. Implementación controlada | Se ejecuta el cambio conforme a un plan con recursos, responsables y plazos definidos. | Registro de ejecución / SGEn-REG-016 |
| 5. Verificación de resultados | Se analiza si el cambio produjo los efectos esperados sin generar desviaciones. | Informe de verificación / SGEn-FORM-013 |
| 6. Cierre y registro | El Coordinador del SGEn registra la información en la base documental del sistema. | SGEn-REG-024 |
6. Evaluación del impacto energético
Antes de autorizar cualquier cambio, el Comité de Energía evalúa:
- Consumo esperado y variación respecto a la Línea Base Energética (SGEn-DOC-007).
- Posible impacto sobre los Indicadores de Desempeño Energético (EnPI).
- Efectos sobre los procesos y equipos significativos (USE).
- Riesgos potenciales identificados en la Evaluación de Riesgos Energéticos (SGEn-DOC-005).
- Cumplimiento de requisitos legales, normativos o técnicos.
Decisión final:
Aprobado sin condiciones
Aprobado con acciones de mitigación
Rechazado por impacto energético negativo
7. Control de cambios no planificados
Cuando ocurre un cambio no planificado (por fallas, emergencias o condiciones imprevistas):
- El responsable del área informa inmediatamente al Coordinador del SGEn.
- Se documenta el hecho en el Registro SGEn-REG-024.
- Se evalúa el impacto posterior y se definen acciones correctivas si es necesario.
- Se notifica al Comité de Energía para revisión y validación en la próxima reunión mensual.
8. Comunicación y capacitación
- Todo cambio aprobado es comunicado mediante circular interna, correo o reunión específica.
- El personal involucrado recibe capacitación sobre nuevos procedimientos o parámetros de operación.
- Se actualizan los documentos afectados (procedimientos, formatos, registros) bajo control del SGEn-DOC-015 -- Control de la Información Documentada.
9. Seguimiento y verificación
- El Coordinador del SGEn realiza seguimiento trimestral a los cambios implementados.
- El Comité de Energía analiza resultados y evidencia de mejora en su reunión mensual.
- Los cambios significativos son evaluados nuevamente durante la Revisión por la Dirección (SGEn-DOC-020).
10. Registros asociados
- SGEn-FORM-013 -- Formulario de Solicitud y Evaluación de Cambio.
- SGEn-REG-024 -- Registro de Cambios del SGEn.
- SGEn-REG-016 -- Mantenimiento e Implementación de Cambios.
- SGEn-DOC-007 -- Línea Base Energética.
- SGEn-DOC-008 -- Indicadores de Desempeño Energético.
- SGEn-DOC-015 -- Control de la Información Documentada.
11. Responsabilidades
| Cargo | Responsabilidad |
|---|---|
| Dirección General | Aprobar los cambios con potencial impacto energético o estructural. |
| Coordinador del SGEn | Revisar la evaluación de impacto y mantener el registro actualizado. |
| Comité de Energía | Analizar los resultados y definir acciones preventivas o de mejora. |
Historial de Versiones
| Versión | Fecha | Asiento | Aprueba |
|---|---|---|---|
| 000 | 01.12.2024 | Adaptación del formato original | CEO |