SGEn-PRO-006 No Conformidades

1. Objetivo

Establecer un procedimiento sistemático que permita identificar, registrar, analizar, tratar y dar seguimiento a las no conformidades reales o potenciales detectadas en el Sistema de Gestión de la Energía (SGEn), garantizando la implementación de acciones correctivas y preventivas eficaces que contribuyan a la mejora continua del desempeño energético.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a todas las áreas, procesos, instalaciones, equipos y actividades que formen parte del alcance del SGEn y que puedan afectar la eficacia del sistema o el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 50001:2018, así como a los hallazgos detectados durante:

Auditorías internas o externas.
Revisión por la Dirección.
Monitoreos, mediciones y controles operacionales.
Quejas o reportes del personal.
Evaluaciones de riesgos y oportunidades.

3. Definiciones

No conformidad:

incumplimiento de un requisito de la norma, procedimiento, política o control operacional.

Acción correctiva:

acción implementada para eliminar la causa raíz de una no conformidad detectada.

Acción preventiva:

acción destinada a eliminar la causa potencial de una no conformidad.

Acción de mejora:

iniciativa orientada a optimizar procesos o resultados, sin que medie una no conformidad.

4. Principios de gestión de no conformidades

La Organización gestiona las no conformidades conforme a los siguientes principios:

Trazabilidad total: toda no conformidad debe estar documentada y registrada.
Análisis de causa raíz: se investiga el origen para evitar su recurrencia.
Tratamiento oportuno: se establecen plazos y responsables definidos.
Eficacia verificable: las acciones implementadas deben demostrar mejora.
Comunicación y aprendizaje: los resultados se comparten con las partes pertinentes.

5. Procedimiento de gestión

Etapa	Descripción	Evidencia / Registro
1. Detección de la no conformidad	Se identifica a través de auditorías, monitoreo, inspecciones o reportes.	SGEn-FORM-019 -- Reporte de No Conformidad
2. Registro	El Coordinador del SGEn documenta la no conformidad en el registro oficial.	SGEn-REG-022
3. Análisis de causa raíz	Se determina el origen mediante herramientas como Ishikawa o los 5 Porqués.	SGEn-FORM-020 -- Análisis de Causas
4. Definición de acción correctiva	El Comité de Energía define las acciones necesarias para eliminar la causa raíz.	SGEn-REG-022
5. Implementación	Se ejecuta la acción correctiva dentro del plazo establecido.	Registros operativos o comprobantes
6. Verificación de eficacia	Se evalúa el resultado y se cierra el caso si la acción fue efectiva.	SGEn-FORM-021 -- Verificación de Eficacia
7. Comunicación y archivo	Los resultados se comunican y archivan para referencia futura.	SGEn-REG-022 / SGEn-REG-027

6. Clasificación de no conformidades

Tipo	Descripción	Ejemplo	Plazo máximo de cierre
Mayor	Incumplimiento grave que afecta la eficacia del SGEn o el cumplimiento legal.	Falta de control sobre uso significativo de energía.	30 días
Menor	Incumplimiento puntual que no afecta significativamente el SGEn.	Error aislado en registro de consumo.	60 días
Potencial	Condición que podría causar una no conformidad futura.	Falta de mantenimiento documentado.	90 días

7. Herramientas de análisis de causa raíz

Para garantizar la eliminación del origen del problema, la Organización utiliza:

Diagrama de Ishikawa (Causa-Efecto).
Método de los 5 Porqués.
Análisis de Pareto.
Evaluación de riesgos del proceso afectado.

El Comité de Energía revisa los resultados y aprueba las acciones propuestas.

8. Seguimiento y verificación de eficacia

El Coordinador del SGEn realiza seguimiento a la implementación.
Los responsables de área presentan evidencias de cumplimiento.
La eficacia se evalúa comparando resultados previos y posteriores.
Si la acción no fue efectiva, se define una nueva acción o se reabre el caso.
El seguimiento se presenta en la Revisión por la Dirección (SGEn-DOC-020).

9. Registro y control documental

Todas las no conformidades y acciones correctivas se documentan y controlan mediante:

Documento	Descripción
SGEn-FORM-019	Reporte de No Conformidad.
SGEn-FORM-020	Análisis de Causas.
SGEn-FORM-021	Verificación de Eficacia.
SGEn-REG-022	Registro General de No Conformidades y Acciones Correctivas.
SGEn-REG-027	Informe de Desempeño Ambiental-Energético (consolidado).

Los registros se conservan por un período mínimo de 3 años y se encuentran disponibles durante auditorías internas y externas.

10. Responsabilidades

Cargo	Responsabilidad
Dirección General	Aprobar y asignar recursos para la resolución de no conformidades.
Coordinador del SGEn	Registrar, controlar y verificar la eficacia de las acciones correctivas.
Comité de Energía	Analizar causas raíz y validar la efectividad de las acciones.
Responsables de Área	Implementar las acciones correctivas en su ámbito de competencia.
Personal	Reportar oportunamente desviaciones o incumplimientos observados.

11. Indicadores de desempeño asociados

Indicador	Fórmula	Frecuencia	Meta
Tasa de no conformidades recurrentes	(NC repetidas / NC totales) × 100	Trimestral	≤ 5 %
Porcentaje de acciones cerradas en plazo	(NC cerradas / NC totales) × 100	Mensual	≥ 90 %
Eficacia de acciones correctivas	(NC verificadas efectivas / NC cerradas) × 100	Trimestral	≥ 95 %

12. Comunicación y difusión

Las no conformidades relevantes se comunican a las partes afectadas y al Comité de Energía.
Las lecciones aprendidas se difunden durante capacitaciones internas y reuniones del SGEn.
Las estadísticas se publican en el Portal Energético SGEn como parte del compromiso de transparencia.